Cum sa iti deschizi o agentie de turism?

Pentru infiinta o agentie de turism, trebuie sa infiintati mai intai o societate comerciala. Daca firma exista, completati obiectul de activitate pentru a putea presta servicii turistice. La dosarul pentru obtinerea licentei de turism, care se depune la Ministerul pentru IMM, Profesii Liberale si Turism, sunt necesare o serie de documente obligatorii.

Conform prevederilor legale, persoana care asigura conducerea operativa unei agentii de turism, a unei filiale a acesteia din alta localitate sau a unei structuri de primire turistica trebuie sa detina brevet de turism, prin care se atesta pregatirea profesionala in domeniu.

Dosarul trebuie depus, precum si copia dupa brevetul de turism al persoanei care conduce agentia. Conditia ca la agentie sa lucreze o persoana care detine brevet de turism este obligatorie.

Printre criteriile minime pentru dobandirea licentei de turism figureaza asigurarea cu personal calificat ca agent de turism si cu ghizi, posesori ai atestatului de ghid de turism, corespunzator serviciilor turistice comercializate. Sunt acceptate documentele care certifica absolvirea uneia  dintre formele de invatamant precum facultate de turism, scoala postliceala de turism, liceu sau clasa cu profil de turism sau de calificare in meseria de agent de turism, organizat de institutii autorizate.

La dosarul de obtinere a licentei trebuie depusa si o copie dupa contractul de munca inregistrat la Directia de Munca.

Toate agentiile de turism sunt obligate sa incheie o polita privind asigurarea rambursarii cheltuielilor de repatriere si/sau a sumelor achitate de turisti, in cazul insolvabilitatii sau a falimentului agentiei. Tour-operatorii (agentiile mari) trebuie sa incheie o polita care sa acopere suma de 50.000 de dolari, in timp ce agentiile detailiste (revanzatoare), de 10.000 de dolari.

Important este si sediul agentiei de turism, cel putin din doua considerente: legal si comercial. Legea cere ca sediul agentiei sa fie aproape de strada, la parter, mezanin, demisol sau etajul unu. Agentiile tour-operatoare sunt obligate sa aiba spatiu la parter sau etajul unu. Agentia tour-operatoare poate sa aiba sediul si mai sus de nivelul unu, daca nu are activitate de vanzare directa catre turisti.

Sunt cateva reguli privind suprafata comerciala minima a agentiei de turism: minim 16 mp pentru tour-operatori si peste 10 mp pentru detailisti. Suprafata comerciala trebuie sa fie folosita in exclusivitate pentru turism, dar pot fi acceptate, in masura in care spatiul permite, si alte activitati (schimb valutar, xerox, vanzari de suveniruri, ilustrate, ghiduri turistice). Legea spune ca agentiile revanzatoare pot sa functionize si in spatii situate mai sus de etajul unu al unui bloc sau vila. Ideal este ca sediul sa fie intr-o zona cu vad comercial. Odata obtinute, atat licenta cat si brevetul de turism sunt netransmisibile si se afiseaza in copie autentificata la loc vizibil in incinta agentiei de turism si a filialelor acesteia, pentru a da posibilitatea turistilor sa cunoasca daca agentia in cauza functioneaza legal.

Dosarul pentru obtinerea licentei de turism trebuie sa cuprinda urmatoarele documente:

1. cerere de eliberare a licentei de turism
2. fisa de prezentare a agentiei de turism
3. copie de pe hotararea judecatoreasca de infiintare a firmei
4. copie de pe certificatul de inmatriculare in Registrul Comertului
5. copie de pe statut
6. copie de pe contractul de munca al persoanei care detine brevetul de turism, inregistrat la Camera de Munca
7. copie de pe brevetul de turism al persoanei care conduce agentia
8. copie de pe actul de detinere a spatiului pentru agentia de turism (proprietar sau contract de inchiriere de spatiu)
9. formularul biletului de turism pentru asigurarea serviciilor (voucher/model)
10. polita de asigurare cu agentia de asigurari medicale 11. dovada achitarii contravalorii prestatiei efectuate pentru eliberarea licentei.

Termenul de solutionare a cererii este de maxim 30 de zile de la data inregistrarii documentatiei complete.

Acreditarea IATA este, un imbold important in dezvoltarea unei agentii de turism. Insa, pana la obtinerea acestui atestat, trebuie indeplinite o serie de conditii privind atat vechimea, garantiile depuse cat si de securitate. Potrivit IATA, agentia de turism trebuie sa fie inregistrata ca societate comerciala potrivit legislatiei in vigoare de cel putin doi ani si sa detina licenta de turism valabila de cel putin sase luni.

O alta conditie obligatorie este ca denumirea juridica a agentiei de turism sa nu contina numele „IATA” sau pe cel al unei companii aeriene. In plus, solicitantul acreditarii IATA nu trebuie sa-si desfasoare activitatea intr-un spatiu comun cu o companie aeriana sau cu un GSA (General Sales Agent) si nici sa desfasoare in paralel activitate ca acestea doua. IATA impune ca atat conducerea administrativa cat si actionarii, patronii si angajatii cu functii de conducere ai agentiei solicitante sa nu se fi facut vinovati de frauda calificata, inselatorie sau faliment.

In plus, persoanele amintite nu trebuie sa fi avut functia de administratori sau sa fi detinut actiuni intr-o alta agentie de turism acreditata IATA care sa fi fost declarata in intarziere de plata si care mai are obligatii financiare fata de companiile aeriene. O alta conditie impusa agentiei pentru a deveni acreditata IATA este ca aceasta sa aiba acces la un sistem de rezervari acceptat de catre BSP Romania, precum Amadeus, Galileo, Worldspan si internet.

Personalul trebuie sa fie calificat pentru emiterea si raportarea biletelor in sistem BSP (cel putin un angajat avand cursuri IATA Fundation, de exemplu), iar emiterile in sistem BSP trebuie acoperite printr-o scrisoare de garantie bancara. Reglementarile IATA intrate in vigoare de la 1 ianurie 2007 stipuleaza ca, pentru primii doi ani de functionare, agentia va acoperi in totalitate media pe 35 de zile a vanzarilor (Amount at Risk), furnizand o garantie financiara sub forma unei scrisori de garantie bancara sau polita de asigurare (Astra sau Omniasig).

Valoarea minima a garantiei financiare va fi de 30.000 de euro. Solicitantul trebuie sa faca dovada existentei unui sistem de securitate, in principal alarma, precum si un seif pentru pastrarea documentelor de minimum 184 kilograme incastrat sau cimentat in podea. La primirea dosarului, se va emite un invoice pentru suma de 350 euro Application Fee (plus TVA 19%). Pentru ca procedura de acreditare sa fie demarata, trebuie facuta dovada platii acestui invoice. Durata aproximativa pentru obtinerea acreditarii IATA este de patru saptamani.